(English below)

Beste Leden,

Hieronder vinden jullie de Algemene Gedragsregels en de Klachtenprocedure zoals die binnen de VNT op ieder evenement en bij iedere activiteit gelden.

 

  1. Algemene Gedragsregels
    • Respect & Veiligheid: binnen de vereniging behoren alle leden en bezoekers elkaar met respect te behandelen. Hieronder hoort ook het creëren van een veilig klimaat, waarbij eenieder zich welkom en veilig voelt.
    • Openheid & Toegankelijkheid: de VNT wil een vereniging zijn die toegankelijk is voor een brede groep mensen. Door middel van elkaar positief aanspreken en van feedback te voorzien, behouden we een prettige sfeer.
    • Minderjarigen: Minderjarigen zijn welkom op VNT Evenementen onder begeleiding van tenminste één van hun ouders of een door hun ouders aangewezen voogd.
    • Verantwoordelijkheid Ouders/Voogd: Ouders zijn te allen tijde geheel verantwoordelijk én aansprakelijk voor hun minderjarige kinderen bij een VNT Activiteit.
    • Omgang met minderjarigen: Leden zullen op geen enkel moment omgaan met minderjarigen op een wijze waarop zij mogen verwachten dan wel waarvan de ouders of voogd aangeven, dat het ongewenst is.
    • Grensoverschrijdend Gedrag: Als Leden gedrag signaleren dat niet in overeenstemming is met deze gedragsregels en bij vermoedens van grensoverschrijdend gedrag, is hij verplicht hiervan melding te maken bij het Bestuur
    • Twijfel: In die gevallen waar de gedragscode niet (direct) voorziet, of bij twijfel over de toelaatbaarheid van bepaalde gedragingen ligt het binnen de verantwoordelijkheid van leden in de geest van de gedragsregels te handelen en indien nodig daarover in contact te treden met het Bestuur.

 

  1. Klachtenregeling
    • Bespreken: Veel klachten kunnen voorkomen worden door deze onderling te bespreken. Als u om u moverende redenen bepaald gedrag niet op prijs stelt, meld dat dan duidelijk aan het lid of de leden die dit gedrag vertonen. Er kan sprake zijn van een misverstand. Als het gedrag niet verandert en/of later weer optreedt is er een grond voor een klacht.
    • Een Klacht: Alleen gegronde klachten kunnen door het Bestuur in behandeling worden genomen. Een gegronde klacht is een klacht over een gebeurtenis waar u zelf bij betrokken bent geweest en/of bewijsmateriaal van heeft.
    • Indienen Klacht: Een klacht moet binnen 6 weken na een gebeurtenis schriftelijk worden ingediend.
    • Klacht namens derden: Een klacht namens een derde indienen kan alleen als er bewijsmateriaal geleverd wordt en/of bekend is namens wie een klacht wordt ingediend. Anders wordt de klacht als ongegrond beschouwd. Klachten die meer dan 6 weken na de gebeurtenis worden ingediend worden ook als ongegrond beschouwd.
    • Ongegronde klacht: Het indienen van een ongegronde klacht kan leiden tot sancties voor de partij die de klacht indient.
    • Behandeling: Het Bestuur zal een ingediende klacht direct in behandeling nemen en binnen 4 weken tot een uitspraak komen.
    • Bewaren van klachten: Klachten worden door het Bestuur 2 jaar bewaard en dan vernietigd.

Dear Members,

Please find the code of conduct and the complaint procedure which apply to all events and activities of the VNT.

  1. General Rules of Conduct
    • Respect & Safety: within the association, all members and visitors are required to treat each other respectfully. This also includes creating an environment, where everyone feels safe and welcome.
    • Open and accessible: The VNT wants to appeal to a broad range of people. By engaging with one another in a positive manner and provide feedback, we can create a pleasant ambiance.
    • Minors: Minors are welcome at VNT Events under the supervision of at least one of their parents or a guardian appointed by their parents.
    • Responsibility Parents / Guardian: Parents/Guardians are always fully responsible and liable for their minor children at a VNT Activity
    • Dealing with Minors: Members will at no time interact with minors in a way they may expect parents could find undesirable or whose parents or guardian make clear that it is undesirable.
    • Unacceptable behavior: When a Member notices behavior that is not in accordance with these rules of conduct and suspects unacceptable behavior, the Member is obliged to report this to the Board immediately.
    • Doubt: In cases where the code of conduct does not (immediately) provide, or in case of doubt about the permissibility of certain behaviors, it is the responsibility of members to act in the spirit of the rules of conduct and to inform the Board immediately if necessary

 

  1. Complaint Procedure
    • Discuss: Many complaints can be prevented by discussing them among themselves If, for reasons of your own, you do not appreciate certain behavior, please clearly report it to the member or members who engage in this behavior. There may be a misunderstanding. If the behavior does not change and / or occurs again later, there is a ground for a complaint.
    • A Complaint: Only complaints determined by the Board to have merit, will be handled by the Board. A complaint with merit is a complaint about an event in which you yourself were involved and / or have evidence of.
    • Registering a Complaint: A complaint must be submitted in writing within 6 weeks after an event.
    • Complaint on behalf of third parties: You can only submit a complaint on behalf of a third party if evidence is provided and / or on whose behalf a complaint is made is known to the Board. Otherwise, the complaint will be considered without merit. Complaints submitted more than 6 weeks after the event are also considered without merit.
    • Complaint without merit: Submitting a complaint without merit may lead to sanctions for the party submitting the complaint.
    • Process: The Board will deal with a submitted complaint immediately and reach a decision within 4 weeks
    • Complaint Archiving: Complaints are kept by the Board for 2 years and then destroyed.